О технологии интеграции планирования и управления проектированием — MS Project + 3SL Cradle

Перевод статьи Project Plans

  Большая часть проектов имеет формальный план, в соответствии с которым выполняется работа и отслеживается ход работ. План проекта обычно разбивает всю деятельность на задачи, которые группируются в иерархии, часто называемые как Work Breakdown Structure (WBS) — структурная декомпозиция работ. В простейшем случае WBS — это иерархическое описание работ, которые необходимо выполнить для завершения проекта.

Интерес к плану работ не ограничен группой специалистов, которая занимается планированием. Часто, в проекте необходимо иметь представление плана работ, которое в явном виде связано с данными проектирования и доступно для инженеров, так, чтобы:

  • задачи плана работ могли быть назначены и доступны специалистам непосредственно в среде проектирования, при этом каждому специалисту был бы доступен его индивидуальный список работ;
  • информация, которая используется для решения задач из плана проекта или является результатом решения данных задач, могла бы быть связана с конкретными задачами плана работ;
  • обновления по задачам проектам могли бы выполняться прямо из системы проектирования.

Эти потребности особенно очевидны в тех организациях, которые выполняют большое количество небольших проектов. Особенно это типично в производственных компаниях, которые часто выполняют множество проектов в параллель.

Инструменты для манипулирования планами работ обычно называются системами планирования (project planning tools) или системами управления проектами (project management tools). Существует много систем данного класса, включая Microsoft Project®, Artemis® and Oracle Primavera®.

Cradle обеспечивает двунаправленную интеграцию с Microsoft Project ®, которая позволяет проекту Cradle быть ассоциированным с любым числом планов проектов (иногда называемых программами или расписаниями), при этом: 

  1. Задачи каждого плана отображаются в иерархию элементов (items) Cradle.
  2. Данные могут обновляться в двух направлениях из двух систем:
    • из Cradle, передавая обновления в Project или принимая обновления из Project в Cradle.
    • из Project, передавая обновления в Cradle или принимая обновления из Cradle в Project.
  3. Задачи в Cradle могут быть назначены пользователям Cradle, формируя индивидуальные списки задач
  4. Каждый пользователь Cradle  может видеть его список задач, раскрашенный в соответствии с ходом выполнения каждой задачи.

 

Определение планов работ

Каждый проект Cradle может иметь любое количество ассоциированных планов. Каждый план имеет свою иерархию элементов WBS  в базе данных. Тип элементов, используемый для отражения иерархии WBS и атрибуты, которые используются для хранения параметров задачи, определяются настройками системы. План может быть: 

  • только входящим (Input Only) — обновления в Cradle не могут быть перенесены в Project,
  • только исходящим (Output Only) — обновления в Project не могут быть перенесены в Cradle,
  • двунаправленным (Input/Output) — обновления могут быть синхронизированы в две стороны.
В Cradle план может быть привязан как к плану во внешнем файле MS Project, так и к адресу (URL) в Microsoft Project Server®:
 

После того, как связь с планом работ MS Project определена, он появляется в боковой панели управления Project Sidebar

 

Также он появляется в боковой панели управления Plans, предназначенной для управления планами работ, соответствующими WBS и списком задач:

Если было определено несколько планов работ, они появятся в этом списке.

Расписание, ассоциированное с планом работ может быть открыто в Project. Для этого необходимо выбрать план и выбрать «Открыть расписание (график)» (Open Schedule…) из меню.. 

Передача данных из плана работ Project в Cradle

Задачи из расписания Project могут быть переданы в Cradle двумя способами — через интерфейс Project и через интерфейс Cradle.

В обоих случаях, есть возможность выбрать опции:

  • игнорировать суммарные задачи
  • игнорировать вехи
  • перезаписать данные
  • удалить неиспользуемые WBS элементы, ассоциированные с задачами, которые удалены из расписания Project

Из Cradle передача выполняется используя меню «Получить WBS данные» (Receive WBS Data)

 

Из Project передача выполняется с предварительным входом в подключаемый модуль Cradle (Cradle plug-in)

После чего необходимо выбрать иконку Send WBS Data

 

Аналогичные опции доступны как при выгрузке данных в Cradle, так и при загрузке данных в Cradle.  В обоих ситуациях любые изменения над элементами, которые уже существовали в базе, могут быть помечены комментарием пользователя.

 

Навигация по планам и задачам

Когда данные загружаются в Cradle из Project первый раз, в базе данных создается иерархия элементов. В дальнейшем элементы этой иерархии обновляются, чтобы отражать актуальную структуру и содержание задач.

Иерархия WBS может быть просмотрена через раскрытие плана в боковых панелях управления — Plan и Project Sidebar.

 

Каждый элемент WBS может содержать информацию, загруженную из соответствующей задачи в расписании Project

 

Если необходимо, каждый из элементов WBS, т.е. задач, может быть связан со множеством элементов — проектных данных, которые являются, например, входами или выходами данных задач. Этот подход часто рекомендуется пользователям как простое средство навигации по базе проектных данных, они начинают с задач, над которыми они работают и просто выполняют двойной клик над задачей, чтобы увидеть элементы над которыми они работают.

Структурная декомпозиция работ (WBS) также может быть просмотрена с помощью запроса «Показать задачи плана раборт» (Show Plan Activities) , который вызывается с помощью правой кнопки мыши.

Таким образом, отображаются все задачи из расписания в виде автоматически сгенерированного представления, показывающего все атрибуты задач, загруженные из Project:

 

Назначение задач

Значительным преимуществом такой интеграции является возможность связывать проектные данные с задачами плана и назначенными на них пользователями Cradle. Задача, назначенная на пользователя Cradle становится частью его списка задач, с каждой из которым могут быть связаны проектные данные, размещенные в Cradle. Пользователь может просматривать список задач используя боковую панель управления TaskList sidebar, которая может быть установлена как исходная при входе в систему. Это позволяет пользователю сфокусироваться на задачах, которые на него назначены и соответствующих задачам данных. 

Одна или несколько задач могут быть назначены на пользователя посредством выбора задач из иерархии WBS: 

 

Чтобы назначить эти задачи на одного или более пользователей, выберите пользователей в диалоге Assign Users dialog, который также позволяет выбрать область пользователей (Сам, своя команда, все пользователи):

 

Список пользователей, назначенных на задачу, записывается в атрибут задачи PERFORMERS:

 

Просмотр и навигация по списку задач

Когда задачи переданные из плана Project назначены пользователям Cradle, они становятся частью списка задач для данных пользователей.

Пользователь может просматривать свой список задач в боковой панели управления: 

 

Каждой задаче сопоставляется цвет, в соответствии с ходом выполнения. Прогресс рассчитывается на основании:

  • плановой даты начала
  • плановой даты окончания
  • фактической даты начала
  • фактической даты окончания
  • текущей даты

 

Прогресс отображаемый для каждой задачи позволяет пользователю быстро оценивать ход выполнения работ и видеть задачи, которые:

  • начинаются или начнутся в будущем
  • должны были быть начаты, но еще не начаты
  • должны быть уже завершены, но еще не завершены
  • начались и должны быть скоро завершены
  • начались и должны быть сейчас завершены
  • завершены

Это всегда является ценной информацией. В больших или сложных или критичных по времени проектах это жизненно необходимо.

Если в проекте решено связывать задачи с инженерными, проектными данными, пользователь может получить доступ к ним прямо из задачи, просто выбрав необходимую задачу и  далее в контекстном меню выбрав пункт All Linked Items (все связанные элементы) 

 

Отчет о ходе работ

Т.к. интеграция между Cradle и Project двунаправленная, то пользователи (инженеры, аналитики, проектировщики) могут вносить фактические данные о ходе работ прямо в Cradle и затем передавать данные в Project.

Для отчета о начале задачи  необходимо записать фактическую дату начала. Аналогично для отчета о проценте выполнения необходимо записать % выполнения. Однако существует два пути указать, что задача завершена — записать фактическую дату завершения или выставить %завершения = 100. Чтобы избежать путаницы в проекте необходимо выбрать общий способ отчетности. 

Для того, чтобы внести фактические данные, пользователь может:

  • открыть задачу из списка задач и обновить данные через форму, после чего ее необходимо сохранить,
  • выбрать задачи и списка, открыть диалог Properties (свойства) и изменить значение:

 

Выберите кнопку Run Tasks в списке задач, чтобы открыть все задачи с помощью соответствующего запроса и измените представление, на то, которое показывает атрибуты прогресса, обновите их значения прямо в представлении, при необходимости:

 

Возможно изменить не только фактические, но и плановые данные и передать их затем в Project, например: 

  • Плановую дату начала (Start Date)
  • Плановую дату окончания (Finish Date)
  • Длительность (Duration)
Передача данных из Cradle  в Project
 
Данные задач могут быть переданы из Cradle в Project из интерфейсов обеих программ.
В обоих случаях есть следующие опции:
  • игнорировать суммарные задачи
  • игнорировать вехи
  • перезаписать данные в Project
  • отсылать информацию о завершении задачи в Project с помощью: значений длительности и фактической длительности, окончания и фактического окончания, 
Из Cradle передача выполняется используя меню Send WBS Data:

Из Project передача выполняется посредством входа в Cradle plugin:

и выбора кнопки Receive WBS Data (Получить данные WBS):

 

Аналогичные опции доступны при передаче данных в обратном направлении.

Заключение

Cradle обеспечивает двунаправленную интеграцию с Project, которая позволяет:

  1. Проект Cradle может быть связан с любым количеством планов MS Project.
  2. Для каждого плана Project поддерживается своя иерархия задач WBS.
  3. Обновления могут быть отправлены в любом направлении — из Cradle в Project и наоборот.
  4. Задачи WBS могут быть связаны с любыми проектными данными, такими как требования, тест кейсы, риски и др. , в зависимости от выбранной модели трассировки.
  5. Задачи WBS могут быть назначены на пользователей Cradle, для каждого пользователя формируется персональный список задач (task list).
  6. Не выходя из Cradle пользователи могут отчитываться о ходе работ по назначенным на них задачам.

В данной комбинации эти возможности позволяют обеспечить полную интеграцию между профессиональной системой управления требованиями и проектирования и профессиональной системой планирования и управления проектами. 

Tags:

Присоединиться в facebook или linkedin

Комментарии

комментарии

Комментарии закрыты.